在数据流图中，外部实体通常用方框表示，方框内部标明外部实体的名称。外部实体可以是系统之外的实际人员、部门或其他系统。在数据流图中，外部实体与系统之间通过数据流进行交互，外部实体的输入和输出通过数据流的方式与系统进行连接。外部实体的标识通常包括实体名称、角色和相关描述信息，以便清晰地表达其在系统中的作用和功能。
在实际工作中，我们可以通过以下步骤来表示外部实体：
确定外部实体：明确定义系统与外部世界的交互对象，包括人员、部门或其他系统。标识外部实体：在数据流图中使用方框表示外部实体，并在方框内部标明外部实体的名称和角色。描述外部实体的功能和作用：在方框旁边添加相关描述信息，清晰地说明外部实体在系统中的功能和作用。举个例子，假设我们正在设计一个学生信息管理系统，学生可以通过该系统查询成绩、选课等信息。在数据流图中，我们可以用一个方框表示“学生”这个外部实体，方框内标明“学生”的名称，旁边描述“学生”的功能为查询成绩、选课等。
通过以上方法，可以清晰地表示外部实体在数据流图中的角色和功能，有助于系统设计和沟通。