如何撰写企划书及结案报告书

如何撰寫企劃書及報告書

壹、企劃書是什麼

陳述活動籌備、執行與成效的報告。

貳、分類

一般商業的企劃書與學生所使用的企劃書在本質上並無太大差異，事實上，在學校裡所撰寫的企劃書在各位出社會之後，可以很容易的加進各行各業的語言之後，輕易的轉化為職場上可使用的工具，

如何利用最少的敘述，讓對方用最少的時間；並且讓對方完整的了解你想要辦什麼活動以及想要什麼----這就是活動企劃書的最終目的。

參、撰寫重點：

歸納起來，事實上企劃書只要把握住幾個重點即可：

一、簡單扼要：不要廢話，如果真要廢話，要浪費在該浪費的地方！

二、淺顯易懂：把對方都當成小學生，不要用艱澀奇怪的字眼。

三、乾淨清爽：排列整齊、段落清楚、分點說明、以圖代話。

肆、組成部分

◎封面◎目錄◎社團介紹◎活動介紹◎籌備情況(幹部職掌)◎服務形式與內容◎經費預算◎附件

【註】目錄有否視情況而定，五頁以上的企劃書需附目錄

本社於民國○年○月○日成立，現有會員○名，本會服務的方面可分為

1.校內機障同學註冊、選課、服務。

2.交通指揮疏導服務。

3.公益團體服務。

4.彰化仁愛實校、啟聰學校服務隊。

5.……………

【註】視接受之單位而定，送交校內的活動企劃書就不必自我介紹了！

本會於民國__年_月_日成立彰化仁愛實校服務隊，其服務之彰化仁愛實校為一殘障學校，本會在每一學期接招收校內志工同學接受受訓，於每月週休二日時出隊至該校進行服務，其服務內容包含有課業輔導、體育活動………每次服務時數為……，於服務時提供機障同學生活上的精神紓解，課業上的解答，以及各種康樂活動………

彰化仁愛實校服務隊固定於每學期開學後第二個星期招收新社員，並經由一個月的志工訓練【附件一】，再篩選出受訓合格之志工同學參與服務工作。

本活動籌備其之工作包含：

受訓：共有__時數之課程，其內容包含有__課程_小時，__課程_小時。活動設計：將服務之內容交予幹部及學員共同策畫設計…….

結訓：於活動結訓後，實施成果發表晚會，藉此驗收與評估其學習成效。

本會彰化仁愛實校服務隊，共分有活動、器材、文宣….組別，本學期（次）服務之內容

【附件二】包含有：

1、課業輔導：教導小朋友二週來之課業疑惑，教導………

2、康樂活動：舉辦輪椅籃球比賽，培養其團隊合作之……

3、交心時間：與小朋友以聊天方式接觸，並帶領人際關係之觀念……

【註】企劃書是嚴肅的東西，活動內容應以白話為主，盡量避免不必要的誤會與猜測叫床----------起床

你儂我儂------經驗交流

一、編列預算可概分為活動前、中、後三大項。

（一）活動前----籌備。

（二）活動中----活動第一天至最後一天。

（三）服務後的意思是「資料整理緩衝期」，自服務結束後往後推算三日。

二、經費編列與實際支出金額可以有所差距，但項目不可有不同處

E_：編列時無車資但實際結報時不可列出

車資預估時一趟為3000元，事後為3500元

三、經費編列以總項為主

E_：文具用品、資料袋費、攝影費、餐飲費……

四、經費分項不以用途、組別分類

E_：進修組費器材組費上課老師飲料乖乖禮物衛生紙數位相機電池

五、有借必有貸、借貸要平衡。

六、經費預算超支部分一律標示：不足額○○元由團費補助以求取預算平衡。

七、預算內容盡量參照前期編列，以避免造成前後期差距過多，讓申請單位懷疑。

八、編列預算寧願高估（也不能太高估），以求未來結報時有足夠之彈性調整空間。

伍、以圖代話

為力求陳述簡單以及明確(社團語言不盡相同)，以圖代話可以將未知的問題減到最低

<<執掌>

本隊設有隊長一人，於隊長之下另設有副隊長以協助隊長，副隊長則另外管理進修、活動、器材三組，其工作內容分別為隊長……副隊長……進修……

<<執掌>

隊長：……

副隊長：……

陸、報告書撰寫

當某單位通過對各社團的補助或是要求時，基於禮貌以及實際結案需求，我們必須作出報告書以便讓對方了解「提供經費所得到的實質回饋」「有沒有真的從事某某活動」

一、活動過程

1、按照活動的前、中、後區分

例：本次活動在各方面的配合之下圓滿落幕，活動當天的早上工作人員在集合

之後就進行場地的佈置以及……主持人出場後公益活動正式開始，晚會活

動當中穿插了……最後的舞蹈活動將全場氣氛帶到最高潮，也使得本次公

益晚會的……結束後所有工作人員均留下進行撤場工作，整理活動產生的

垃圾之外野處理……

2、把流程擺出來

3、照片資料

「來！數到三大家一起說C…一、二、三」這種照片是社團最多的，但很不幸

的，這種照片是活動檢討中最沒用的「雞肋照片」，因為這種照片表達了什麼充其量只代表大家都很快樂！如此而已！照片中無法表示場地、活動內容以及任何贊助(提供者)想要知道的東西，負責人的你，記得在活動當中留存幾張「不

經意的」「非刻意的」「無人為破壞的」照片吧！

以下四張照片都是同一個活動拍的(活動名稱：文藝季合唱表演)，你認為有幾

張是適合作為資料用的為什麼

活動照片拍攝要訣

1、不要事先通知(不要忘了，人，是群居的動物)

2、將a人員、b活動內容、c器材、d場地…一起拍進去；如果有困難，至少要拍到a+b

3、記得相機的日期調整

二、活動檢討

活動檢討是在檢討活動，並非檢討個人工作疏失，社團實務當中的活動檢討分為行政檢討以及業務檢討，此兩種檢討對社團的發展相當重要，但就對外單位

來講，業務檢討對他們來說一點關係都沒有。

1、行政檢討：有關活動整體性的疏失。

a、活動經費預估漏列工作人員保險費，導致工作人員必須自行付費支

b、主持人未再確認，導致其中一位臨時變卦無法參加。

2、業務檢討：有關活動細項目的疏失。

a、工作人員當天有人遲到。

b、工作人員休息是很髒亂，大家應該保持空間的整齊清潔。

【重點提示】

舉辦什麼樣的活動就應該針對該活動送出對方想看到的東西，如此才不會牛頭不對馬嘴，否則會造成「姿勢一百，得分零」的情形

【推薦書目】

企劃案(實戰智慧叢書；140)----郭著台北XX:版社，2001[民90]ISBN957-32-1929-8

企劃案發想-撰寫到執行的最完整指南----戴著台北XX:商周，2002[民91]ISBN986-72-69-0