某某物业公司行政管理规定怎么写

某物业公司行政管理规定第五章 行政管理规定第一节值班规定

第一条 为加强对节假日的值班管理,确保公司各项工作正常开展,为业主提供满意服务,特指定本规定。

第二条 值班人员公司总部由部门经理以上人员构成;

管理处由主任、管理员、内勤、保安队长构成;

工程维修部根据工作规章 制度,安排水、电等维修工、电梯工值班;

第三条 职责

1、接待节假日来访的业主,对业主提出的问题及要求做到热情接待,耐心解释、处理及时;2、了解、监督节假日在岗人员履行工作职责和遵守纪律的情况;3、指挥处理突发事件,及时报告公司相关领导;

4、认真填写《值班记录》。

第四条 程序

1、公司总部值班人员负责处理值班期间公司各部门发生的情况,负责指挥协调公司各岗位值班人员的工作,员工应服从其安排。

每天必须对公司物业辖区进行一次巡查,检查下级的值班情况;2、管理处值班人员负责处理本辖区发生的情况;3、保安人员实行24小时值班;

4、值班人员负责当班期间物业辖区的全面管理,发生紧急情况时执行《紧急情况处理程序》。

考虑到物业管理工作的特殊性,各管理处主任、职能部门负责人在放假期间需保持通信畅通,遇有紧急情况需及时返回公司进行处理。

第五条 值班时间和编排

1、值班时间:执行正常上下班时间;2、办公室每月一日编制公司当月节假日值班表,值班人员按班值班;3、凡已排班的值班人员如遇特殊情况本人不能值班的可以换班,但事先必须在办公室备案。

第二节公章 管理规定

第一条 公司对外签订的合同、协议一律须盖公司行政章 ,报批准后方可以盖章 ,并写《公章 使用登记表》。

第二条 各部门的图章 由本部门负责人或指定专人保管,须经部门负责人批准方可盖章 ,并只能在本部门辖区范围内有效,超出范围所造成的后果,由公章 使用批准人承担。

第三条 公章 如需携带外出,必须办理出借手续。

第四条 公章 必须妥善保管,保持清洁、完好、清晰。

第五条 加盖公司行政章 的合同、协议必须在办公室存档。

第三节文档管理规定

第一条 为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,制定本规定。

第二条 本公司所有文件均由办公室办理。

第三条 文件处理包括发文处理、收文处理、文书处理三个环节的管理。

第四条 所有文件填写《文件登记薄》,重要文件由办公室予以严格保管。

第五条 发文处理

1、凡公司发文,由发文部门拟稿,办公室按照发文格式对草拟的文稿进行审查、修改,经总经理审阅后,由总经理批准后签发,文稿一经签发即成定稿,据此生效。

2、办公室负责文件的编号,确定份数,对打印好的文件加盖公章 。

第六条 收文处理

1、办公室对收到的文件须进行登记,登记的内容为:顺序号、收文日期、来文单位、标题、备注等。

2、文件处理的基本原则是"及时"、"准确",并明确文件处理的责任者。

3、办公室应将来文按照文件性质送到相应部门处理,须轮阅的填写《文件阅览登记表》。

如遇性质不明的,请领导对应办的文件由谁或哪一部门办理及如何办理写出指示性意见。

4、办公室应对文件办理情况进行督促、检查,提醒相关人员加快办文速度。

第七条 办公室将每年度的重要文件进行汇总,分编装订成册,存入档案。

第 将文件分类别确定保存期限反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,列入永久保存;

反映公司一般工作活动,在相当时间内需要查考的,列入长期保存;

在较短时间内本公司需要查考的各种资料,列入短期保存。

第九条 保存期满或在保存期内没有必要继续保存的文件,应及时予以废除或销毁。

废除必须经有关部门合议,报总经理认可,由办公室执行。

如对废除没有异议,应立即予以销毁。

第十条 文件的归档

1、归档的文件必须按年度立卷,公司承办部门或人员应保证经办文件的系统完整,并及时交办公室保存,工作变动或因故离职后应将经办的文件材料向接办人员交待清楚,不得擅自带走或销毁。

2、归档范围:重要的会议材料;

上级机关来文中与本公司有关的决定、决议、指示、命令、计划等文件材料;

本公司的请示与上级机关的批复;

本公司的各种计划、总结、会议记录、统计报表及简报;

本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料;

本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像等。

3、各部门、管理处应建立健全平时归卷制度。

4、案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

5、永久、长期、短期案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录,并放在卷首。

第十一条 档案管理规定

1、文书处理完毕后,由办公室归档保存,经办部门根据实际需要留存,如因业务需要原稿须由经办部门保管,应由办公室同意后妥善保管,办公室以复印件存档。

2、档案管理人员应注意维护档案清洁,防止损毁,每年年终整理一次。

3、保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存价值的,档案管理人员应注明"参考"字样,供员工参考。

4、借阅档案(文件、资料)必须进行《文件档案借阅登记表》登记后方可借阅。

5、案卷不准外借,只供在办公室查阅,未归档的文件及资料可外借。

6、借阅档案的人员必须爱护档案,要保护档案的安全和保密。

7、外单位借阅档案,应持单位介绍信,并经总经理或相关负责人批准,但不得以任何形式(复印、拷贝、照相、电子邮件等)将档案带离公司。

第四节会议管理规定

第一条 为改进工作作风,提高会议质量,特制定本规定。

第二条 公司会议基本上归纳为:总经理办公会议、部门经理会议、部门会议、员工大会、(半)年度会议、临时会议等。

第三条 组织召开会议的部门、责任人要做好相应的会前准备工作,并做好会议记录,对会议期间所使用的文件资料以及会议期间形成的文件进行收集、清理、立卷和归档。

第四条 会议纪律参加会议的人员不得迟到、早退。

如不到会,必须事先请假,并说明原因。

与会人员应统一公司着装、佩戴工作牌。

开会期间,将手机、BP机等通讯工具调至震动或关机,如有来电,到室外接听,避免影响会议进程;

会议进行途中不得随意离场;

对会议内容有异议的应举手示意,经会议主持人认可后公开讨论,不得私下交头接耳,影响会议秩序。

以上如有违反,每条 处以当事人10元。

第五条 会议时间、地点由组织部门提前通知。

第六条 总经理办公会议由总经理主持,参加人员:副总经理、总经理助理。

第七条 部门经理会议

1、每月召开一次,时间定在每月的1日上午8:00,遇节假日顺延。

2、会议内容:工作汇报、工作安排。

3、参加人员:总经理、各职能部门负责人及管理处主任。

4、会议程序会议开始,上次会议遗留问题处理情况进展报告;

各部门负责人及管理处主任工作汇报;

会议提及事项当场解决,形成决议;

下步工作安排。

5、要求各与会人员作好充分准备,发言突出重点,简介明了,多提建设性意见和建议。

第 部门会议职能部门每月一次,管理处每周一次,由部门主管主持;

参加人员:各部门员工。

第 全体员工大会每半年一次,由总经理或副总经理主持。

第九条 (半)年工作会议

1、半年度工作会议、年度工作会议基本上分别于当年的7月和次年1月中旬召开,时间为1-2天。

2、参加人员:总经理、各职能部门负责人及各管理处主任。

3、会议由办公室负责组织,包括会议场所、日程的安排,相关人员的通知以及相关资料的准备工作。

4、各职能部门负责人及各管理处主任作工作总结及计划汇报,财务部要提供有关详实数据,公布财务测算结果。

5、年度会议上讨论通过各管理处及承包责任部门下年度管理目标、经济目标责任书,并与公司签订协议。

第十条 临时会议

1、凡公司有重大情况发生或临时性工作布置时,召开临时会议,临时会议不受时间、次数的约束,均可由发起人经总经理同意而召集有关人员开会商讨。

2、参与人员积极配合发起人的工作,不得以任何理由拒绝参加会议,违者一次扣罚20元。