物业程序文件:预防措施实施程序
1.目的消除潜在不合格的原因,防止不合格的发生。
2. 范围适用于公司各部门。
3．职责
3.1 管理者代表和品质管理部负责监督各部门预防措施的实施情况。
3.2 各业务部门负责对本部门的潜在不合格制订预防措施并组织实施。
3.3 各职能部门负责对本职能管理中存在的潜在不合格制订预防措施并组织实施。
3.4 必要时,管理者代表/总经理负责审核/审批各部门提出的预防措施。
3.5 公司所有员工都有向上级报告潜在不合格的责任。
4. 方法和过程控制
4.1 潜在不合格描述
4.1.1 现阶段没有出现,如果不采取措施则会导致不合格产生。
4.1.2 如果某一问题持续下去会对公司管理、声誉等产生不良影响。
4.2 应对下述会产生潜在不合格的情况采取预防措施
4.2.1 内外部顾客意见调查报告中急需解决的问题。
4.2.2 顾客反映比较集中的建议或服务需求。
4.2.3 各类老化的设备设施。
4.2.4 公共配套设施及标识的设计、制作、安装。
4.2.5 各类服务流程、标准的制定。
4.2.6 应急预案的制订及评估。
4.2.7 重要合同和体系文件中格式化合同的拟定、修改。
4.2.8 经营管理过程中的各种风险评估。
4.3 对内外部顾客意见调查报告中急需解决的问题,各部门应填写《预防措施报告》,分析潜在不合格的原因,制订预防措施,提交给管理者代表,由管理者代表负责召集职能部门或其它业务部门相关人员进行评价后,各部门组织实施。
4.4 顾客反映比较集中的建议或服务要求,由管理处会同品质管理部分析其合理性,对顾客合理建议或服务要求应采取改善措施,以满足顾客需要。
4.5 在各类检查中发现设备设施老化时,相关部门应填写《预防措施报告》,并提交相关专业人士评价,按审批权限批准后组织实施。
4.6 公共配套设施及标识在设计、制作、安装前应充分考虑其安全性、适宜性,以防因设计、制作、安装不当产生投诉、安全事故或法律纠纷。如内容、高度、尺寸、牢固性、防碰伤处理、防噪音等。
4.7 在各类服务流程、标准的制定时,应充分考虑其合法性、合理性、安全性,以防产生顾客投诉、安全事故或法律纠纷。如作业前设立标识、配置适宜的工具以及法律法规的要求等。
4.8 专业委员会应组织对各部门制定的相关应急预案进行专题讨论、评价,并在每年底对各部门的应急预案进行评估,将评估意见反馈各部门。
4.9 公司各部门应重视对合同的管理,在重要合同和体系文件中格式化合同的编制、修改时,请法律人士提供专业意见,视情况将其意见纳入合同内容中,并将法律意见与合同一并保存。
4.1 0每年公司成立年度风险评估小组,负责对公司及各部门经营管理过程中所存在的风险按职能块进行评估,评估结果提交管理评审。
4.1 1品质管理部负责对预防措施的实施情况进行评审。对实施有效的预防措施,品质管理部应将其纳入到质量管理体系文件中。
4.1 2《预防措施报告》及相关的记录、凭据等,各相关部门应妥善保存至少五年。
4.1 3品质管理部应保存各部门的《预防措施报告》,并将预防措施及实施情况形成报告,提交管理评审。
5. 质量记录表格__WY
8.5.3 -Z01-F1《预防措施报告》