会议策划

会议策划

基本服务：

1. 酒店预定(5/4/3星级) 2. 餐饮预定 3. 旅游线路设计

4.交通安排(飞机/火车/汽车) 5. 会场预定 6. 导游服务(汉语/外语)

7. 摄像 \\ 摄影

平面设计：

1. 请柬 2. 横幅 3. 垂幅 4. 台牌 5. 立牌(Quick2000) 6. 桌卡

7. 指示牌 8. 海报 9. 刀旗 10. 吊旗 11. 彩旗 12. 接机牌

13. 车头牌 14. 人员证件 15. 地标 16. 酒店晚安卡 17. 灯箱画面 18. 菜单

19. 抽奖券 20. 节目单 21. 会议指南 22. 会议资料

立作：

1. 各类胸卡 2. 小型会议背景 3. 大型户外活动背景

4. 展区设计制作

外展活动：

1. 游戏制定 2. 场地选取 3. 游戏实施

演出服务：

1. 主持人 2. 舞蹈（现代/芭蕾/民族） 3. 时装表演

以上部分费用实报实销，并收取总费用5%——20%的服务费。

音响设备：

1. 按照客户要求提供各种音响设备 2. 按照会议要求配置最好效果的音响设备

如可提供以下专业设备：

a. 音箱（多功能/全频/低音/专业） b. 调音台 c. 均衡器 d. 效果器

其他服务：

1. 气球布置 2. 服装租赁 3. 服装制作 4. 主题网站建设

Flash动画制作 电视片制作 相关VCD/DVD刻录 晚会抽奖

其他服务项目，收取5%——20%的服务费

备注：应注意报价中未包含：总费用6%的税金，运输费，场地租赁费，用电费，设备安装调试费用，工作证件制作费等，备注项目按照实际情况增加。

策划，会议成功的关键

一、需要做些什么？

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一 步 是收集 信息，通过收集 信息 制定出 工作的计划。

二、谁来筹划会议？

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职 ，有的是兼 职 。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。因此他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：

作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。

# 善于与人共事

# 善于注意小节

# 善于与人协商

# 熟知各种礼仪

# 行事果断、执着

会议筹划者的任务：

# 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

# 制定会议议程

# 了解可供使用的场所和设施情况

# 选择或提议合适的场所

# 检查并比较各项设施

# 安排交通事宜

# 协调会务工作人员的活动

# 制定可行预算或按既定预算安排有关工作

# 确定各项工作的时间安排

# 视察选定的场所和设施

# 与各有关方面进行接洽（旅行社等）

# 同会议发言人和各位贵宾进行联系

三、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

# 预计召开会议的日期；

# 会议预计召开几天；

# 打算在什么地方召开会议；

# 会议形式或程序是什么；

# 需要多大的场地；

# 将有多少人到会；

# 会议预算是多少；

# 打算选用什么级别的酒店和设施；

# 打算选用最高级的房间标准是什么；

# 谁来制作会议邀请函；

# 会议需要向与会者打印相关资料吗？

# 会议的发言人有哪些？

# 会议需要什么样的视听设备；

# 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；

# 与会者可以携带家属吗？

# 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

会议救援：

在市场经济的竞争中，任何一小小的失误都会影响您公司形象和利益，我公司专门成立了会议救援俱乐部，配备了抢险救援经验的专业人员和精良方便的优质设备，为您排忧解难，力解燃眉之急。

会议地址的选择

一、需要做些什么？ 选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，怎样去选择呢？

1．列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有条件。如果清单设计的合理， 将便于场所的比较和选择。

2．选择合适的场所

选择 会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

酒店：（按类型划分）

商务型酒店：

这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：

这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

（按地点划分）

位于市中心：

在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

位于市郊：

对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

3. 会议类型与场所的搭配

举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。

研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）

重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。

对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场的交通必须便利。

4．现场参观注意事宜

在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：

报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；

报价房应是后选名单中较好的一个；

对报价方拟订的合同条款基本接受。

5．亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下五点：

会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；

只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；

考虑另一家酒店作为“备选”。