用友U8ERPV10.10
应用指南
企业业务需求调研
目 录
第二章 企业业务需求调研 .................................................................................................................................................. 1 2.1 企业需求调研 ......................................................................................................................................................... 1
2.1.1 需求调研是什么 .............................................................................................................................................. 1 2.1.2 需求调研目的 .................................................................................................................................................. 1 2.1.3 调研的范围 ...................................................................................................................................................... 2 2.1.3.1 调研的业务范围 ............................................................................................................................................................ 2
2.1.3.2 调研的地理范围 ............................................................................................................................................................ 3
2.1.4 调研的方式 ...................................................................................................................................................... 3 2.1.5 调研的阶段 ...................................................................................................................................................... 3 2.2 企业需求调研实例 ................................................................................................................................................. 4
2.2.1 调研的前期准备 .............................................................................................................................................. 4 2.2.2 调研报告.......................................................................................................................................................... 6 2.2.3 企业采购业务情况分析 ................................................................................................................................... 9 2.3 企业ERP实施目标 ................................................................................................................................................... 9
2.3.1 总体规划目标 .................................................................................................................................................. 9 2.5.2 总体量化目标 ................................................................................................................................................ 10
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第二章 企业业务需求调研
任何一个企业在应用ERP之前，都需要进行企业业务情况调研，调研内容通常包括企业情况、企业组织架构、企业部门设置等内容。
2.1 企业需求调研
所谓需求调研，实际上就是软件应用方与软件提供方在谈定合作后，软件提供方在软件上线实施之前，对企业的现行情况、业务需要、管理需要等方面做一个了解和勾勒，以便和软件的应用结合起来的一个过程。
通常来说，一个需求调研要有调研目的[为什么调研]、调研的范围[在什么地方与什么人讨论什么业务]、 调研的方式[以什么方式]、 调研的阶段[分多少步]、具体时间[用时多少]安排这几个要素。当然，最重要的是以什么软件应用为主，针对什么业务进行调研是最基本的要求，只不过我们通常略过此步不提，因为在调研时，通常是已经明确了是什么软件，要处理哪些业务。也就是说企业的整体调研计划是由调研目的、调研范围、调研方式、调研阶段、调研时间、调研对象及业务内容这些要求构成。
[本文的示例是以用友U8ERPV10.10软件的应用为主体进行的，如果读者应用的是其他软件，亦可参照进行，只是因为软件不一样，在某些细节上需要进行一定调整。]
2.1.1 需求调研是什么
需求调研是软件应用方在选择ERP系统前以及使用ERP产品前所必须经历的调查了解的过程。是软件应用方和软件提供方明确双方需要共同解决的问题有哪些、达成的目标是什么的基础。通常，需求调研对于软件提供方来说了解软件应用方的企业信息的一个过程，对于软件应用方来说，需求调研是了解自己的需要解决什么、软件能够帮企业达成什么过程。举例来说，软件像是一匹上等的布料，但并非上等的布料就可以做出最好的衣服，也并非最好的衣服穿在谁身上都能气度非凡。在我看来，维多利亚的秘密穿在凤姐身上，也会被人认为是三元钱的地摊货。
2.1.2 需求调研目的
基于不同的诉求，软件提供方和软件应用方关于需求调研的要求和目的并不尽然相同。一般而言分为软件选型阶段和软件实施应用阶段。
在企业选型阶段的调研对于企业来说是为了明确企业需要，希望达成的目标， 这里的需要和目标是与软件提供方进行谈判的基石；对软件提供方来说，在企业选型阶段的调研是为了了解企业的初步需要，以便提出针对性的演示解决方案和案例合作企业，以及在选型前的调研中宣传、引导软件优势，为竞争对手设置竞争门槛，抬高对手的竞争困难，是和软件应用方洽谈合作的基点与起始。
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在实施应用阶段，对软件应用方来说，是为了明确企业有什么困难、需要软件解决什么问题、达到什么样的目标，从而为软件实施应用指明方向；此阶段对软件提供方来说是为了确认企业需要、整理收集企业部门的期望目标、分析企业目前存在的问题、分析软件功能与企业期望目标的差异并找出应对策略……
一般而言，无论是软件提供方还是软件应用方组织企业调研，从软件应用的角度来看，都需要解决如下几个方面：
1.了解软件应用方各部门的期望目标并进行整理提炼； 2.了解企业目前存在的问题及针对做出的问题分析； 3.了解企业期望目标与软件功能的差异及应对方案； 4.了解企业的流程并对企业流程进行归纳整理； 5.为软件在企业的实施应用方案撰写夯实资料基础
大多数情况下，软件提供方为了尽可能以最低成本进行软件的实施应用，某些咨询顾问往往会在此时缩小甚至于是放弃选型时售前顾问的演示功能。这一点，软件应用方需要特别注意，盯紧。这也从另一方面说明，软件应用方如果不明白自己的需要，那么，在实施应用过程中，只会是被软件提供方牵着鼻子走，而不能真正做到好的应用，更别提以软件实施应用为契机，让企业管理得到提升或调整。
2.1.3 调研的范围
调研的范围用以确定在调研进行中明确在什么地方和什么人讨论什么业务，他由业务范围和地理范围组成。
2.1.3.1 调研的业务范围
调研的业务范围是指企业或公司所有业务情况或者企业购置的软件模块实施所要涉及的内容，因为我常期居于企业方，通常喜欢了解企业的所有业务情况后，根据企业采购的模块做适应性匹配。企业调研业务范围的主体内容包括：
公司组织结构情况 公司人员组成情况 公司行业及业务应用情况 公司现行报表的资料 公司希望改善的资料 ……
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通常情况下，调研的业务范围一定需要涵盖企业的组织架构、部门人员、现行业务处理流程、部门现用报表等企业实际业务，以及企业主导人希望通过软件应用后能够达成的目标，在项目初起之时，调研人员就需要视企业情况明确的告诉或提示软件应用者，那些是要求可以立即实现，哪些要求需要曲线实现，哪些要求是不太合理的，无法实现，其解决办法就是灵活应用5W2H法，通过反复追求，使需求者在思考中意识到需求的不足。理论上来说，只要是有明确逻辑关系的需求，软件都是可以实现的[当然，如果标准版本没有，可能需要进行二次开发]
2.1.3.2 调研的地理范围
从软件提供方的角度来看，为了尽可以少的减少投入成本，需要明确的界定企业所在的地址，或者说，为了便于双方在某一时段做必要的准备，也需要在调研时确定调研的地理范围。
通常情况下，调研的地理范围是双方供需合同中，签订合同时的软件应用方的企业地址，但现在很多企业通常是行政公务处理与生产计划处理是分开的，也需要在调研时对这些进行确认。
2.1.4 调研的方式
调研的方式也就是调研中软件提供方和软件应用方的各个人员进行交流沟通的方式，通常有问卷式、访谈式、会议式、自由聊天式等，在实际的调研过程中，调研人员无需拘泥于采用某一种方式，只要能够让受访者将自己对业务的看法，对软件应用的需求坦诚的提出并签字确认即可。
一般而方，部门内的业务处理，通过访谈式的调研即可解决问题；而对于关联性强的业务或是涉及到多部门协同的业务，需要进行问卷式或会议式的调研；如果在调研中发现某些问题因为调研的对像有顾及，则可以于正式调研结束后采用自由聊天的方式为围绕一个主题进行非密集式的问答交流。
问卷式调研：事先准备好问卷表，发给相关业务部门，由业务人员填写后收回； 访谈式调研：又叫个别交流，就是对某一具体问题或业务处理与相关业务人员直接讨论； 会议式调研：对跨部门、跨岗位的业务，可以把相关部门、相关人员召集在一起，了解这些业务的真实情况。
自由聊天式调研：按照事先准备好的主题线索，在与对像人员进行非正式的自由聊天，将对方的思路尽可以引向需要调研的方式。此种方式相对而方花费的精力较多，得出的结果无法得到有效的签字确认证明。但是，对于软件的应用和企业应用人员对操作的认同有很大的帮助。
2.1.5 调研的阶段
所谓阶段是指事物发展进程中划分的段落。调研阶段通常是指对调研进程的段落划分，即调研过程中在什么时间段内完成什么样工作。
大体而言，企业业务需求调研的阶段可分为三个部分，他们分别是：调研准备阶段、现场调研
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阶段、调研整理阶段。
调研准备阶段：在调研准备阶段，我们通常需要完成调研计划的确认。如果是软件提供方，则需要和软件应用方进行交流沟通，对参与调研的部门、人员、时间等进行一一确认。如果是软件应用方，则在和软件提供方进行确认之后，还需要和参与的部门领导进入一一沟通，确认人员时间之外，就部门当前需要借助软件解决的问题等做好准备，以便在调研进行中做到有的放矢，节约时间提高效率。
在调研准备阶段软件提供方需要提供调研时间安排表、调研参与人员、调研大体内容等和软件相关的资料，软件应用方需要协调安排好部门、时间、人员，一定要免除在调研正式进行中的时间或人员冲突，从而有效保证调研的正常进行。
现场调研阶段：此阶段主要是按调研的计划安排有序的完成各项调研工作，并取得用户的认同[确认]。确认的方式可以采取书面签字的方式，也可于调研结束后召开专项会议，以会议决议的方式签字确认。
在现场调研阶段切记不可为了简单方便而采用问答式的调研，将双方的思路限制在一问一答中，从而为后续的工作造成不必要的问题。因为问答式的调研往往是明确了主体而忽略了软件应用中的易用性和软件应用方的特性需求，从而造成最终应用时，软件应用方对软件提供方的失望和不配合。
调研整理阶段：调研整理阶段是整个调研活动中最为重要的阶段，很多人，往往在现场调研后就认为，调研结束，高枕无忧，然后将调研丢在一边，从事其他工作。这样做的最终结果就是没有把辛苦的调研收集到的意见、需求、期望、建议等等和软件应用相关的资料做有效的整理和整合，为以后的企业实施应用埋下失败的种子。正确的调研一定是在调研完成后趁热打铁、借鸡生蛋、借梯上楼，要在最快的时间内完成调研报告和企业调研需求分析，并且得到调研对像的签字确认。这样做的目地的二：一是双方签字确认保证调研的权威性、责任性、正确性和可追溯性；二是表明双方面对这一个阶段工作的认同。
下面我以某一个企业完整的调研过程、调研报告、调研需求分析为例演练整个企业在软件实施应用中的调研全过程。
2.2 企业需求调研实例 2.2.1 调研的前期准备
1.调研计划
无论是软件应用方还是软件实施方，在确认了软件应用和启用日期之后，就需立即准备调研计划表，其计划越详细越好。
准备调研计划表的目地有三：
一、沟通企业上下级。使企业部门领导或是企业软件应用人员知道调研的大体内容，使其有所
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准备，以免在调研工作中无的放矢，浪费不必的人力和时间。特别是软件公司，通过是按人天计算实施费用和进行项目费用控制，提前准备有助于消除不必要的时间浪费。
二、沟通软件方与企业方。使双方项目人员保持工作上的协同和一致，通常情况下，软件实施方的项目人员总是身兼多项目，在得知调研计划后，一是让其感受到企业的专业认真和调研的决心，二是使其事先准备，索要必需的资料，以免在调研现场临时沟通造在不必要的理解误差；
三、沟爱上层领导。使其知道“我”想要做什么和正在做什么，以备在必要之时，获得上层领导的直接支持，有助于减少调研中的非正常阻力。
调研计划表通常以电子邮件通知软件应用方和软件实施方。(我曾遇上过的最严格的一次实施是，软件方的每一步实施计划都提前一周发至项目经理，经其签字确认后，扫描成PDF文档并打印通知到双方的所有参与人员，实施过程按照排定计划按部就班，一丝不苟前进。如果出现与计划不相吻合的情况，无论是软件提供方还是企业应用方，均需明确标示延误的原因，却延误内容在第二周计划中，必须同延误责任人完全解决，否则，整个计划向后延迟。)
另外，软件提供方的调研计划表通常会在标明详细日期的情况下还会提供，向软件应用方提供什么样的资料。
表2.2.1-1企业需求调研计划表 职能部门 总体
时间
具体调研内容
甲方参与人员
乙方参与人员
000年00月00日 参观现场，仓库、车间
物料编码、BOM现状
问题及需求
研发部 000年00月00日
生产部
PMC相关业务
000年00月00日 生产计划、物料需求计划等
仓库相关业务 000年00月00日
目前业务流程 问题及需求
销售部
采购部
目前业务流程
000年00月00日
问题及需求 问题及需求
000年00月00日
成本管理现状
财务部
高层访谈
对本次项目的期望，计划，
000年00月00日
要求等
2.调研通知
调研通知是一个麻烦的事情，其麻烦的地方并不是说通知发出麻烦，而是麻烦在计划的落实上面，这是因为企业领导都很忙，在看似空余的时间内因为客户、市场等原因而随时变化。
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另外，我们的一个不好的习惯总是在事情来临时才会进行处理。 而对以上的情况，我通常采用的方式是：
首先是邮件通知确认调研内容，邮件发出后一个小时左右，电话联系提醒对方我发出了邮件和邮件的大体内容，并且说好在大约什么时间内再打电话进行确认，如果确认无务后，在调研进行的前一天或二天，再次通知确认什么时间进行调研，请务必抽出时间给予支持
其次是打印调研计划表，由对应责任人员签字确认并在这一过程与他们聊天，提醒他们在调研时，需要大体准备的内容和注意事项。
然后是与软件提供方进行沟通，了解他们的大体安排并依部门准备部分可能的问题。 当然，大多数情况下，这些方面有经验的软件方实施顾问会帮企业考虑周到，无需企业方过多考虑。
2.2.2 调研报告
在业务调研完成后，提交的调研内容。在调研报告中，必须明确被调研对象的组织结构、人员组成、业务流程等细节问题，这些细节是构成以后企业业务应用方案的主体内容。也是ERP软件客户化、个性化的来源和依据。
通常情况下，软件提供方的软件实施人员需要将调研中的内容整理成调研报告，以备双方项目人员查阅追溯。
调研报告提交的方式多样，有的喜欢将直接将未加整的调研过程中的交流纪录不加整理直接提交，有的喜欢将其整理后和需求分析一同提交，而我个人则喜欢将调研报告按部门和部门的需求内容整理后，进行提交，并让初调研人员签字确认。
下面实例举证某企业某部门的调研内容，基于众所周知的原因，这并非企业调研实质内容，还请读者见谅。
某企业采购部调研报告
某企业采购部的调研报告分为三大部分：
第一部分是采购部的组织结构图； 第二部分是采购部组织成员及成员权责表 第三部分是采购部业务流程图
第四部分是采购部单据与报表需求[很多初次上线ERP应用的企业，此部分内容通常是随着项目的推进逐步完善定型] 1.采购部组织结构图
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图2.6.6-1采购部组织结构图
2.采购部组织职能表
部门名称 采购部 上级部门 计划部 下级部门 部门经理 赵一
部门主管 ---
成员人数 7
部门职能
负责企业生产用标准器件的采购、原材料物料的采购、直接销售成品采购。还需要管理装修材料、办公用品、固定资产等采购
角色简述 赵一：采购经理。负责企业采购工作的管理，安排人员跟进采购执行情况；联系生产与计划，随时更新采购要求；对供应商进行管理。
角色简述 钱二：标准器采购员。负责企业气动器件的采购并跟进采购执行情况；每周、每月按采购经理需要提交采购报表。
角色简述 孙三：标准器采购员。负责企业电动器件的采购并跟进采购执行情况；每周、每月按采购经理需要提交采购报表。
角色简述 李四：标准器采购员。负责企业小五金器件的采购并跟进采购执行情况；每周、每月按采购经理需要提交采购报表。
角色简述 周五：委外件采购员。负责企业生产过程中需要外发加工的器件采购工作；负责企业批量原材料的采购工作；每周、每月按采购经理的需要提交采购报表。 角色简述 李绪新：委外件采购员。负责企业直接外发生产器件的管理工作，
角色简述 吴六：采购员。负责企业紧急生产用料的采购工作；每周、每月按采购经理的需要提交采购报表。
角色简述 郑七：采购员。负责企业固定资产、临时小额现金采购工作；每周、每月按采购经理的需要提交采购报表。
3.业务流程
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【流程说明】
采购需求部分
1、企业各部门因为生产、临时生产、报废、售后备库等需求在系统中录入采购请购单据或是委外单据：
2、工程部因为研发测试需要在系统中录入采购请购单据。
采购管理部分
1、根据企业的采购请单单据生成采购订单； 2、对订单中的存货进行比价询价； 3、确认并审核采购订单；
4、将通过审核的采购订单下达给企业供应商；
5、对采购订单的执行情况进行追踪，要求供应商按约定的交货日期进行存货交送；
仓库及其他管理部分
1、仓储部按照采购订单对供应商送达的存货按订单按数量按编码清点并录入系统；
2、品质部对已录入系统的存货按品检要求进行品质检测并将检测情况通报给仓储部和采购部； 3、仓储部对品检合格的存货按订单按数量按编码引用生成采购入库单；
4、仓储部对品检不合格的存货按订单按数量按编码引用采购订单生成采购退货单据； 5、采购部联系供应商就不合格产品商进行退换货处理
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采购接收采购管理采购来源
4.单据与报表
归根到底，企业的业务由单据和报表支撑，通过调研，发现采购部门应用的单据和报表需求如下。 序号 单据或报表名称 1 2 3 4 5 6
采购订单 委外订单
用途
传真至供应商确认以做采购合同 传真至供应商确认以做加工合同
备注
加入企业标识、打印成企业采购合同格式。
加入企业标识、打印成企业委外订购合同的格式。 无要求 无要求
委外订单执行报表 查询、追踪委外订单的执行情况 采购订单执行报表 查询、追踪采购订单的执行情况 委外订单列表 采购订单列表
整体查询委外订单，可按日期、存无要求 货编码等情况进行列表查询
整体查询采购订单，可按日期、存无要求 货编码等情况进行列表查询 ……
……
…… ……
2.2.3 企业采购业务情况分析
结合前期的调研情况，从ERP的在企业应用角度来看，目前企业需要重点处理解决的问题有以下多个方面。这里的业务情况分析是以整体调研为基础进行的业务情况分析。
1、采购数据基于手工管理，信息查询困难、难以进行有效的管理；
2、手工作业造成重复作业多、工作量大与工作效率的低下等多种不利情况的发生；
3、由于信息反馈慢，单据的时效性差，许多问题不能及时发现，因而不能对整个系统进行实时的监控，从而有效地进行管理。同时，由于各部门信息传递不畅，不能及时获取有效信息，从而影响整个企业的高效率运作；
4、采购业务、企业应付业务无法有效集成，无法从企业整体应用出发，达成部门的协同与合作。 5、财务在整个采购过程中，无法进行有效监控，只能从事后以拒绝付款等手段消极应对不合格采购，而无法从过程中对其进行有效预防。
6、供应商管理困难、供应商交付及时情况、交付批次良品率、交付总良品率无法有效统计提交。 ………………
2.3 企业ERP实施目标 2.3.1 总体规划目标
1、实现财务、销售、计划、物流、质量管理的信息化和集成化、一体化；
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2、建立信息化系统平台，基础数据和信息实行集中管理，高度共享；
3、实现流程信息化管理。系统功能覆盖从销售订单到采购、委外、领料、完工、半成品入库、产成品入库、销售、收付款的完整业务流程
4、通过MPS\\MRP\\BRP运算，全厂进行统一的规划，各部门协调运作，达到了整体的最优，保证及时交货，提高了客户满意度；[请注意，我要的是整体最优而不是部门最优，部门最优往往是以牺牲整体最优为代价的，其最终结果就是交期的延误，客户的抱怨]
5、建立动态库存管理系统。对各类出入库业务进行记录和计算，同时结合在单量、预约量等动态信息反应出可用量，生产、物流、销售等部门都可以共享动态库存信息
6、强化会计电算化管理；业务凭证的自动生成，部分成本自动归集和分配。提高财务核算质量，加强了财务管理，为企业决策提供及时、准确的分析数据
7、对作业流程和岗位职能进行了规范、优化，建立与ISO相结合的现代管理制度
2.3.2 总体量化目标
1、单据及时性从2000年0月0日起达到90%； 2、进入系统的数据准确率100%；
3、单据延时处理必需由部门经理签字确认，且必须于次日10：00之内完成系统内的各种操作； 4、在2000年0月0日至0月0日之前，初步要求各项单据处理按系统流程操作，2000年0月0日以后，必需按系统操作流程进行操作；
5、必须达到任何一颗物料在事前后都可以正反向任意追溯；
6、系经仓储数据与仓储实物数据吻合率达85%以上。2000年0月到2000年0月后达88%以上，2000年00月以后达90%，力争在2000年0月起仓储帐实吻合率达95%以上并持续保证在这个状态；
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