高校档案信息化建设

高校档案信息化建设

作者：汪范

来源：《环球市场信息导报》2014年第11期

高校的现代化发展离不开现代化的信息技术，实践证明，通过档案的数字化可以使高校的档案管理变得方便、快捷和安全，既提升了工作的效率又提升了降低了成本，为高校节省了一大笔开支。该文分析了当前高校档案信息化建设的一些问题，同时针对这些问 题提出了一些解决的方法，以提升我国高校档案信息化的建设水平。

档案是重要的信息资源，是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。在信息化时代，档案的传统管理方法逐步被现代化的信息技术手段所取代，反映在高校方面，信息化和数字化校园的建设早已成为我国高校发展的必然趋势，而档案也自然成为建设的重点。通过建立高校档案信息资源数据库，实现了计算机检索功能，方便的档案的管理、查询和利用，使档案管理真正成为了一种科学，也在一定程度上促使高校管理走向了一个崭新的现代化方向。

1、当前高校档案信息化建设的现状

档案信息化建设的意识淡薄。高校档案信息化建设意识淡薄主要体现在两个方面。第一个方面是领导者的不重视。档案信息化建设需要行政和财政的支持，高校了领导是信息化建设的决策者，只有他们的态度积极，信息化建设才能做好，拥有一定的深度和广度。但是目前很多高校的领导对于档案信息化建设的重视程度并不高，对于档案信息化的重要意义也没有深刻的认识，所以经费的拨发相对较少，从而影响到高校信息化建设的进程。另一方面，一些高校的档案人员自身的思想落后，对于一些先进的管理方法并不敏感，认为档案管理不必要过于信息化，只要做好日常的保管和服务就好，没有考虑到档案管理的长远发展。

档案信息化建设人才缺乏。从目前的情况来看，我国有很多高校的档案部门，缺乏高素质的人才，特别是在信息化建设方面，很多都只是基于基本的操作上。许多高校的档案人员只有区区几个人，没有及时地补充档案工作人员，而档案信息化建设是需要大量人才的，现有的人才数量根本无法满足需求，更不用提质量了。另外，在档案人员的结构方面也有诸多的不合理。随着计算机技术的不断普及，高校的档案载体也是多种多样，有机读型、缩微型、视听型等大量的档案资源，这就对档案管理人员的知识结构和技术水平提出了更高的要求，而我们的许多高校的档案管理人员很多都是普通的操作性员工，难以满足档案的系统开发、维护等方面工作需求。

信息化建设基础设施投入不够。信息化建设需要基础设施的支持。基础设施包括软件和硬件两个方面。硬件方面指的是计算机、打印机、储存器及一些组成的部件等等。只有有了这些设备，信息化建设才能开展。软件方面指的是档案信息处理系统、档案信息数据库及一些相关

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的软件。当在我国的一些高校的档案部门，软硬件设施非常的简陋，有的仅仅是只摆了几台电脑和一台打印机，而软件许多还都是为没有验证的盗版软件，不利于档案的安全。而之所以会出现这种情况，很大程度上是因为资金的投入不足，这也造成了档案信息化工作中技术标准不一，品种繁多的软件虽然大都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能，但是却缺乏规范统一的管理方法和技术标准，从而直接影响高校档案管理信息化的推广和全面实现。

信息化建设管理体制不合理。当前，许多高校都对信息化建设由了明确的要求，也制定了各种规章制度，但在执行的方面却并不严格，给立卷共走造成了极大的困难，也严重影响到了档案的完整性，不利于档案资源的开发利用，降低了管理的质量和服务的效果。一些高校在信息化建设上没有进行统一的协调，各部门各自为政，购买的相关硬件和软件也各不相同，致使数据接口不能交换，系统也不能兼容，难以实现资源的贡献。有些大学的档案管理在行政体制上没有完全独立，仍挂靠在党校办的名下，这也给信息化建设带来一定的牵制。另外，由于我国的信息化建设的相关法律并不完善，如对于电子档案真实性界定的法律，没有清晰的界定，在执行上就很难不出问题，不利于进一步的发展。 2、高校档案信息化建设的促进措施 2.1树立信息化意识，加大力度进行宣传

在高校当中，要想大力开展档案信息化建设，首先要提高档案工作主管领导的信息化意识，只有领导深刻认识到了信息化建设的重要作用，便会在行政和财政上为信息化建设提供更多的帮助。其次，从档案的管理者到使用者，大家都要对档案信息化有更深的认识，树立起档案文化观，把档案资源变为校园文化资源，从而将档案文化传播到全校教职工和全校学生当中去，甚至最后传播到社会当中。另外，在档案信息化建设的宣传当中，应该多从实处出发，可以通过学校的宣传部、广播站、报纸等宣传媒介将档案信息化的服务作用传播出去，组织时尚员工参与到档案知识的讲座活动中去，使信息化档案建设深入人心。

建立专业化的信息化档案管理队伍。档案信息化建设离不开优秀的档案管理人才，更离不开一个优秀的档案管理队伍。针对一些高校档案人员年龄偏大、思想落后等问题，要经常对他们开展档案业务培训。让他们从最简单的操作学起，慢慢加深其对信息技术的理解，意识应信息化建设的需求。高校科研专门找一些计算机专业的师生来对员工进行培训，培训的方式可以多种多样，如座谈会、沙龙、专家辅导、专家讲座等。除了培训还要重视竞赛的作用。可以经常开展一些信息化建设的知识技能竞赛，营造出良好的信息化档案氛围。另外，也要重视人才的输入，不应该单把招聘锁定在档案学专业人才上，也要在计算机和管理上下功夫，招聘到适合现代信息化档案建设的优秀人才，提升档案管理队伍的整体水平。

加强档案信息化建设的基础建设。基础建设也就是软硬件建设，高校要加大对于软硬件设备的资金投入，购置一批配置高、性能好的计算机、打印机、扫描仪及一些所谓设备等，让档案部门的面貌焕然一新。在软件方面，要注释信息化管理软件的开发，不断优化信息储存方

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法。要从高校的实际出发，寻找专业的人才，开发出适合高校档案馆信息化建设的管理软件，提高档案工作的效率和服务层次。另外，我们不能光看到购置方面的投入，更要看到一些日常的维护，如一些电子产品需要经常的更新换代，其后又需要维修、换代和升级；在软件方面，软件也要经常的维护，这样才能保证系统的安全，还有配置高标准的磁介质档案存储设备，这样才能满足电子档案管理的需求，保障档案信息的安全，从而为网络贡献奠定基础。 促进档案信息化管理体制建设。制度建设和法律法规的保护档案信息化建设重要的安全保障。政府要制定电子档案的鉴定标准以及建立健全电子档案管理法。高校要严格按照国家的相关法律法规，建立起信息资源安全保障体系，用制度和措施来提高档案信息化建设的安全度。如运用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、防火墙、安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。另外，高校要在档案信息化制度建立的同时改革人事制度，改善档案管理的工作条件，在人事、管理、制度等方面进一步提升信息化建设的发展水平，使高校档案信息化建设能够健康可持续发展。

档案作为高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成重要记录，对于高校建设和发展起到了不可估量的作用。档案信息化建设作为高校信息化战略中重要的组成部门，不仅对于高校的教学、研究有着重要的促进作用，更对高校的文化传播有着深远的意义。因此，每一个高校档案人都要与时俱进，发奋图强，在高校档案信息化建设的浪潮中发挥自己应有的作用。

（工作单位：广西大学档案馆）