２０１４年第３６期 经济研究导刊 Ｎｏ．３６，２０１４ 总第２５４期 ＥＣＯＮＯＭＩＣ ＲＥＳＥＡＲＣＨ ＧＵＩＤＥ Ｓｅｆｉａｌ Ｎｏ．２５４ 高校教学秘书的工作职责及应具备能力 果 勇 （沈阳工程学院商务英语系，沈阳１１００１５） 摘要：近几年，高校相继推行了教务工作校、院二级管理的新模式。通过分析高校教务管理工作中分工标准和 原则，摸清当前实际教学管理中教学秘书所承担工作职责，以利于新形式下高校从事教学秘书人员加强那方面素质 能力提高。 关键词：高校；教学秘书；职责；素质能力 中图分类号： 加 文献标志码：Ａ 文章编号：１６７３—２９ｌＸ（２Ｏ１４）３６—０２１１－０２ 教学秘书是承担教学管理工作的专职人员，在系主任直 学方方面面的意见，再写出详细的期中检查报告送教务处。 接领导下和教务处业务指导下开展工作。主要承办与教务处 组织学生召开全院学生干部座谈会，把学生集中反映的热点 对口的各项教学管理工作，负责本系全面教学工作管理落实 问题与专业主任进行沟通，成为解决实际问题的一种途径。 情况，及时向系主任和教务处反映。是教务管理部门和院系 这些工作大都是在主管领导的指导下进行，教学秘书是具体 教学主任的得力助手，是各种教学管理信息上传下达的桥 的执行者和实践者。 梁，是联系学院教务处（系、部）领导和学生之间的纽带，是高 （三）保证教学工作运行，保障教学质量 校提高教学质量的重要保障，在教学工作中发挥着不可替代 日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进 的作用。 行，既繁重复杂又实实在在，而且应根据教学进度表做到：有 教学秘书的工作内容繁杂，要完成这些工作，就要求充 计划的安排，不能出现遗漏和差错。教学管理工作千头万绪， 分认识工作性质，了解具体内容并把这些工作细化分类。做 上级工作布署及时落实，工作内容要有痕迹，做好记录。掌握 到胸中有数，应对自如。 教学环节，分析教学规律。 教学秘书工作职责 专业教育；新生注册；新生干部名单；专业分流；选课组 一、织；教材征订；课程表；学生实训课表；各学期考试试卷整理、 （一）及时落实学校教务处工作任务 归档；补考／重修考试；补，重考监考安排；补，重考工作量统 教学秘书要将学校教学管理部门的各项规章制度以及 计；学生四、六级考试；计算机等级考试；考试改革申请落实； 相关规定，原原本本地传达给学院各教研室、各位教师以及 期末成绩单报送；期末考试资格异动情况；学籍异动材料；学 全院学生，使教学工作井然有序。校内各院系教学管理部门 籍处理统计；学籍档案；学生获奖材料；学生处分材料；毕业生资 为主体进行的教学行政管理工作，教学秘书在教学运行中完 格审查；组织协调毕业生学分审核；毕业生电子学籍；毕业论 成大量常规的、保证教学秩序管理运行的具体工作。如各种 文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生质量调查； 教务安排、管理学籍、教学通知文件上传下达、协助组织学风 毕业生证书发放；实习教育；学生座谈会记录等。教师方面：教 教风建设活动、及时汇报协助处理教学执行过程中的问题、 学、实验大纲；专业教学计划；专业教学计划调整；完成下学期 保障整个教学过程的正常运行。另外，重修／补考通知，教学 教学进程表；完成下学期教学实施表；落实下学期教学任务安 日历收缴存档，落实学校教学任务安排，期中教学检查的通 排；教师课表编排；教学日历；调、停课；考试、考查安排；教师 知，学生选课通知，期中、期末考试安排等，都必须及时地通 各学期考试试卷收集；教师各学期考试试卷存档；教师工作量 知到教师和学生。 统计；完成教研，科研工作通知安排；教师课堂教学质量评估； （二）积极配合协助主管领导处理日常教学管理工作 教师教学奖申报与审批；教师获取奖励与处分的材料等。 每学期开学初，教学秘书要协助学院领导检查语音教室 教学质量是学校教学工作永恒的主题，各高校都有一些 设备使用情况，多媒体教室管理工作，任课教师上课的到位 教学质量监控与评价管理制度，力图对教学实施有效的监督 情况。每学期期中要协助学院领导及专业主任进行期中教学 评估和指导。启到加强自我约束形成良好的教风学风，增强 检查、调研。如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教 自我发展能力的作用。在教学质量监控管理中教学秘书负责 收稿日期：２０１４—１０—１８ 作者简介 果勇（１９７３一），男，辽宁沈阳人，办公室主任，助理馆员，从事社会科学研究。 一２ｌ１一一 本院系具体落实工作，如起草计划并组织落实与巡视员、信息 尤其是教学秘书。随着经济社会的持续快速发展和知识经济 员联系组织学生评教收集各方面意见并反馈等。 时代的到来，教学秘书活动的紧张性快节奏和高压力都对其 其他方面：精品课程建设；教学、实验改革项目；品牌、特 心理品质提出了越来越高的要求。教学秘书的工作性质特殊 色专业建设；教学成果奖申报与审批；重点教材申报与审批； 工作内容繁多，其工作的辅助性、服务性的特点，又常常导致 申报新专业；教学评估；教改、教学会议记录、纪要；期中教学 教学秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压 检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况 力。没有健全心理品质的人是很难胜任这一工作的。因此，心 通报；教学计划维护。 理素质是教学秘书的必备素质之一。 （四）图书、档案材料管理 档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学 三、高校教学秘书应具备的能力 大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供 （一）处理信息资料的能力 基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进 教学秘书的工作繁杂，每天面对着大量的文件电话会议 度表、教学课表、实践课程安排等，为学院领导提供日常教学 资料，这些信息材料都是从不同环节和角度来保证教学工作 信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、 顺利进行的。它们的时效性、指导性和收藏价值各不相同，教 学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全 学秘书必须具有迅速准确地处理这些材料的能力，也就是对 部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效 材料分门别类收藏存档并向系领导及时汇报，向有关教师及 地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实 时通知。同时教学秘书还要客观全面及时地采集基层的反馈 习材料、毕业论文，等等，作为资料参考和本科教学评估的原 信息，及时整理并报告有关领导 从而进一步调整补充有关 始资料。 决策，使之更加符合教学实际的需求。 二、教学秘书应具备素质 （二）要有良好的沟通能力 教学秘书经常参加校内管理部门的会议，与上下左右部 （一）职业道德素质 门的人员交流信息，沟通情况。既要联系学校各部门机关和 教学秘书所从事的主要是服务性工作都十分琐碎。教学 广大教职工，又要处理来自教学一线汇报和请示的问题。这 秘书要从大局出发围绕学校的教学重心开展工作。着眼全局 需要教学秘书有较强的沟通能力，教学秘书避免不了时刻与 当好参谋发挥好助手作用；教学质量是学校生存和发展的基 各方面人员打交道。由于他们的个性不同所形成的文化氛围 础；是学校的生命线保证，是提高教育教学质量和人才培养 也不同。为达到沟通畅通，教学秘书必须在坚持原则的前提 质量的保证；是学校教学管理工作永恒的主题。而这些工作 下讲究灵活性和应变性，做到热情而又机智幽默地传递信息。 任务都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱， （三）不断学习，提高开拓创新能力 对教学质量的不懈追求。教学秘书要肩负起高校教学工作的 开拓创新是时代赋予的新要求，作为基层管理工作者的 使命感和责任感，深刻明确肩上的重任绝不可放松对教学管 教学秘书应该具有开拓和创新的能力。利用新方法新思路， 理质量的要求，更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神，甘作 提高１３常工作效率。注意收集国内外高校教育教学改革的好 无名英雄兢兢业业地、脚踏实地地努力工作，在实践中提高 经验和好做法。工作中能形成自己的思想和见解，为领导提 分析问题和解决问题的能力，不断提升服务质量。 供教学管理的新建议，有效地获取最新的发展信息给领导的 （二）业务能力素质 决策提供科学的依据。 高校教学秘书的工作涉及面广，综合性强，这就要求既 未来的教学秘书工作应是具有扎实的理论基础与专业 当专家又当通才。教学秘书的工作是多方面的，这就要求不 知识，适应面广、素质高、能力强的高级应用型、复合型人 仅要掌握足够的知识，还要有合理的能力结构。教学秘书应 才。这就要求教学秘书在顺应时代发展变化的过程中不断 具备的基本能力包括敏锐的观察力、良好的记忆力、丰富的 创新与时俱进，发挥工作的主动性、积极性和创造性，建立 想象力和科学的思维力。教学秘书既不是那种整天伏案看文 自我学习的机制自我提高，因此教学秘书应具备自我提高 件写文章的纯文牍式的人员，也不是那种只会捆捆扎扎收收 的能力，以满足广大师生对教学秘书工作的期望与要求。当 发发的简单劳动者，而是具有一定组织和管理能力的人，要组 然要具备良好的自身综合素质，成为一名合格的高校教学 织一些活动如果缺乏一些现代的科学的组织管理能力，就无 秘书，并非一日之功，而是要靠不断的学习和实践，日积月 法把工作做好。教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知 累来慢慢完善。功夫不负有心人，每个教学秘书只要具有强 识，同时还要熟悉自己服务对象的专业知识，更要熟练掌握 烈的事业心和工作责任感，有恒心和毅力肯钻研探索，努力 计算机和现代办公自动化设备。 适应工作规律和寻找工作方法，不断地总结经验一定能够 （三）心理素质 全面地提高自己的综合能力，为推动中国高等学校的发展 良好的心理素质对于许多行业的人才来说都是必要的， 发挥作用。 参考文献： ［１１王枫．高校教学秘书工作职责与体会［Ｊ］．科技创新导报，２００９，（２） ［责任编辑吴迪】 一２１２一
