《档案学》复习题0931

《档案学》复习题

一、名词解释

1. 直接鉴定法：是鉴定档案价值的基本方法，也是最可靠的鉴定方法，是对档案的价值、质量与使用范围直接、具体的审查。它要求档案鉴定人员对文件实体逐渐审查，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查分析确定其价值，而不是根据目录等检索工具的形式特征鉴定其价值。

2． 档案提供利用工作

答：档案提供利用工作，亦称“档案利用服务”，是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

3全宗

答：全宗是一个国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的具体有机联系的文件整体，是档案馆档案第一层分类管理单位。

4．逻辑归档

在计算机网络上，将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的网络服务器存储器中，使该电子文件能供档案部门和其他业务部门有效利用和处理的过程，即档案部门存储的是归档文件的逻辑地址，通过网络可以直接查阅该地址显示的电子文件。

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5．全宗卷

答：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。它是“六环节”过程中形成的管理性文件，每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。它不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆（室）管理全宗的一种工具。

6．档案收集

档案收集是指接收与征集档案及有关文献资料的活动。就具体工作而言，是指把分散或保存在各机关单位或个人手中的档案，以及散失在国内外的档案（或复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法有计划的集中到各个档案馆（室），进行统一保管工作。

7．归档制度

归档就是按照国家规定把档案移交给本机关档案部门集中保存的过程。在我国，归档成为党和国家明文规定的一项制度。主要包括归档范围、归档时间、归档案卷（保管单位）的质量要求、归档手续等内容。

8． 档案价值鉴定

广义包括档案价值鉴定、档案开放的鉴定、档案密级的鉴定、电子文件的技术鉴定归档范围及真伪鉴定等，其鉴定工作最重要的是档案价值鉴定。狭义包括档案价值鉴定以及确定保管期限。

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二、简答题

1. 归档文件装订前如何对各种稿本进行排序？

归档文件装订前首先必须对它们进行排序，一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字本在后。此外，有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章，以便更好地保护正本的原始面貌。

2. 简述档案销毁程序

（1）编制档案销毁清册

（2）送有关领导审查批准

（3）指派两人以上的专人进行监销

（4）用碎纸机销毁、送造纸工厂作原料或自行焚毁

（5）监销人在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签字

3．简述组织沿革常用的两种结构体例

（1）年度（或阶段）— 内容，即以时期为主线，将材料先按年度或阶段分开，然后

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在每时期下面分别叙述其机构设置、职能任务等内容，逐年编写下去。

（2）内容 — 年度（或阶段），即以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面再逐年叙述。

4．简述全宗内文书档案常用的分类方法

答：文书档案的分类方法常用的主要有三种：（1）年度分类法。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内的档案分成各个类别。（2）组织机构分类法。组织机构分类法就是根据立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若开类别。(3)问题分类法。问题分类法就是按文件内容所涉及的逻辑概念性问题进行分类的方法。

5． 电子文件主要有哪些特征

答：（1）信息的非人工识读性

（2）对设备及标准的依赖性

（3）信息与特定载体之间的可分离性

（4）信息的易变性

（5）信息存储的高密度性

（6）多种信息媒体的集成性

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（7）信息的可操作性

6．档案保管工作的内容是什么？

答：档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全保护措施。保管工作的主要内容包括：

（1）档案库房管理。它主要是指日常的档案库房管理工作。

（2）流动过程中的保护。它主要是指档案在利用过程中所采取的保护性制度和措施。

（3）保护档案的专门措施。它主要是指采用专门的技术和方法对档案进行保护，延长档案的寿命。

7．什么是电子文件的“双套制“管理模式？

答：即将电子文件以纸张和数字化载体（如磁盘、磁带光盘等）制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。

国家标准《电子文件归档与管理规范》中规定：“归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。“”具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或微缩品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或微缩品。

8．简述档案工作的基本原则

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1. 全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

（1）全国档案工作在各级统一领导下，由各级行政管理机构统一、分级、分专业地进行管理。

（2）国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理。

（3）对党政档案和党政档案工作实行统一管理。

2. 维护档案的完整与安全。

（1）维护档案的完整。一是在数量上要保证档案的齐全。二是在质量上要维护档案的有机联系。

（2）维护档案的安全。一是保护档案实体的安全。二是保证档案内容的安全。

便于社会各方面的利用。

三、论述题

1．如何理解全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则

答：1．全国档案工作在各级统一领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业地进行管理。统一管理，是指国家档案行政管理机关主管全国档案工作，对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针，实行统一的指导、监督和检查。分级管理，是指全国档案工作由各级档案行政管理

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机构分层负责地实行管理。分专业管理，是指和地方各专业机关，可按照国家关于档案工作的统一规定要求，结合本系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导。监督本系统各单位的档案工作。

2．国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理。机关、团体、企业、事业单位和其他组织形成的档案，均先由各单位档案机构或档案人员集中管理，不得分散保存，任何单位和个人不得据为已有。各单位形成和需要长远保存的档案，以及新中国成立前的旧政权档案和历史档案，必须按照国家规定，定期向有关档案馆移交，由各级各类档案馆集中保管。凡国家所有的档案，未依规定和未经批准，不得任意转移和销毁。对于国家所有、集体所有和个人所有三种不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的管理办法。

3．对党政档案和党政档案工作实行统一管理。党政档案和党政档案工作统一管理的内容有三个方面：一是机关中的党、政、工、团档案，由机关档案室集中管理；二是各级党政机关形成的具有长远保存价值的档案由有关档案馆保存；三是党的系统的档案工作和系统的档案工作，由各级档案行政管理部门进行统一指导、监督和检查。这是我国档案工作管理的显著特点之一。

2．论述开放档案的依据和意义

答：1．依据：（1）理论依据：档案作用理论和档案价值理论，是开放档案工作的基本理论依据。（2）实践依据：从世界范围看，开放档案的直接结果，使档案利用人次增多、档案利用率提高，因利用档案而产生的经济和社会效益明显增加，也促进了档案馆档案科学管理水平的提高。我国十几年的开放档案实践证明，开放档案不仅可以促进提供利用工作的开展，提高馆藏档案信息资源的开发利用水平，而且可有效地带动和促进其他各项档

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案业务建设工作的开展。（3）法律依据：1987年9月5日颁布的《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放”。这是各级档案馆开放档案工作的重要法律依据。1990年发布的《中华人民共和国档案法实施办法》，又对开放档案的起始时间、开放档案的利用等事项作了进一步的解释和说明。1991年12月26日，国家档案局又发布了《各级国家档案馆开放档案办法》。2007年1月17，又发布的《中华人民共和国信息公开条例》。上述这些法律、法规的有关规定和要求，是各级国家档案馆实行开放档案，从事开放档案实践活动的重要法律依据。

2．意义：（1）开放档案是社会进步的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤。（2）开放档案是现代档案馆自身发展的一项重要举措。（3）开放档案馆可以促进档案馆各项业务建设。

3．如何理解归档文件整理原则？

答：归档文件整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用。

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系，是在机关工作活动中自然形成的。机关的工作活动是按照组织结构、职能、工作规律进行的，从客观上决定了文件之间的有机联系是有规律的。文件之间这种时间、问题、作者、通讯者、地区、文种之间的联系反映了机关工作活动的历史原貌，体现了机关的职能活动，也符合人们保存、查找、利用档案的心理与习惯，构成了文件之间历史的、内在的、必然的联系。因此，在进行归档文件整理工作时，必须遵循文件的形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，把具有共同特征的文件组装在一盒中，以便于人们按照机关工作的规律和文件之间的联系查找利用。

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2、区分不同的保存价值。机关每年形成的文件种类繁多、数量很大。归档文件整理时，首先要按照《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》区分哪些文件需要归档，哪些不需要归档，并对属于归档的文件划分保管期限，区分文件的保存价值。最后，根据不同的保存价值，分别整理。对归档文件区分不同的保存价值，一是便于对保存价值大、保管期限长的文件进行重点整理和保管，二是有效控制档案的数量，合理地使用人力、物力、财力和时间，三是为以后向档案馆移交打好基础。

3、便于保管和利用。这是归档文件整理工作的出发点和最终目的，是检验归档文件整理工作的唯一标准。“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是手段与方法，“便于保管和利用”是最终目的。它们相互联系相互影响，相互制约。一方面，它们相互联系，相互影响，只有遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，并区分不同的保存价值，才能方便日后的保管和利用。另一方面，它们又相互对立，相互矛盾。首先，区分不同的保存价值，某种程度上会打乱文件之间的有机联系；其次，现代化管理手段体现出了强大的检索功能，极大地方便了利用，使人们趋向于弱化整理、忽视文件之间的内在联系。

因此，无论在归档文件整理原则的理解上，还是在归档文件整理的实践中，要用联系的观点、发展的观点，具体问题具体分析，具体情况具体处理，不能片面地强调整理原则的某一方面，忽视或无视其他方面。

4. 怎样理解档案的凭证价值和参考价值

档案的基本价值包括档案的凭证价值和参考价值两个方面。

（一）档案的凭证价值 档案是原始记录，是历史的真凭实据，因而在法律上具有凭

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证作用。档案的凭证作用是由档案的形成规律和自身特点决定的。档案的凭证价值，是档案不同于并优于其他各种资料的作用之最基本的特点。其一，它客观地记录了以往的历史情况，是真实可信的历史证据，具有无可置辩的证据作用。例如，我国历史保存下来的有关政区管辖范围的文件，当地设置行政机构、委派和派军巡逻的记录，征收赋税和户籍田亩的登记与上报簿册等，所有这些档案材料就是我国领土疆界的真凭实据。其二，从档案本身的物体形态看，文件上保留真切的历史标记。有些文件材料的正文，就是当事人的亲笔手稿；不少文件上留有负责人和有关人员的亲笔签署批示；很多文件上盖有机关或个人的印信；还有些其他记录方式和载体的文件材料。例如，原来形象的照片、录像和原声的录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为考查、研究、争辩和处理问题的依据，作为对敌斗争和教育人民的工具。

（二）档案的参考价值 档案信息不仅历史的反映了客观事物和思维的纵向发展。而且具体反映了事物领域和实践活动的广泛。档案以知识原载体的形式，凝结了各种社会实践活动的状况和创造的成果以及经验教训，可以为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系，以及与此相连的探索性和准备性活动等提供借鉴。因此档案对于人们查考既往情况，掌握 历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产，开创社会主义各项事业的亲局面，具有广泛的参考作用。

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